Factures et notes de crédit
Depotcharge, l'exploitant de la plateforme derrière ASTAG Charge, établit la facture au nom de l'exploitant de dépôt et l'envoie à la société de votre flotte. Pour vous permettre de vérifier la facture, vous trouvez toutes les sessions de recharge correspondantes dans l'espace Rapports, où vous pouvez également exporter les données pour votre comptabilité.
1.Déroulement de la facturation
Le schéma suivant illustre les liens entre la facture, le paiement et la note de crédit.
Tout d'abord, Depotcharge émet une facture à la société de la flotte, sur laquelle l'énergie de recharge et les frais de service figurent séparément. Il s'agit d'une facture unique, et la page 2 présente les sessions de recharge par véhicule.
Ensuite, la flotte transfère à Depotcharge le montant total du récapitulatif de paiement, qui regroupe plusieurs factures en un seul paiement groupé, en indiquant le motif de paiement. Enfin, Depotcharge verse à l'exploitant de dépôt le tarif net qu'il a fixé et émet à ce titre une note de crédit, tandis que les frais de service restent acquis à Depotcharge.
2.La facture en détail
La facture d'exemple suivante, avec ses zones numérotées, illustre la structure d'une facture.
Le chiffre 1 désigne l'expéditeur, avec son logo, son adresse et son numéro de TVA, et le chiffre 2 le destinataire de la facture, c'est-à-dire la société de la flotte. Sous le chiffre 3 figurent le numéro de facture, la période de prestation, la date de facture et le numéro du récapitulatif de paiement.
Le chiffre 4 désigne les prestations, pour lesquelles l'énergie de recharge et les frais de service sont indiqués séparément, chacun avec son montant net, et le chiffre 5 la TVA avec le montant de la facture.
Sous le chiffre 6, vous trouvez le règlement du paiement, avec la mention du paiement groupé, le délai de paiement et le contact. Le chiffre 7 désigne la page 2, qui présente les sessions de recharge par véhicule, c'est-à-dire avec l'ID du véhicule, la plaque d'immatriculation et le centre de coûts, ainsi que la date, l'heure de début, la durée, la quantité en kWh, le prix unitaire, le montant net et le sous-total.
3.Le récapitulatif de paiement pour le paiement groupé
Le récapitulatif de paiement suivant explique le paiement groupé.
Le récapitulatif de paiement indique le destinataire, son numéro avec la date, le montant, le motif de paiement, le délai de paiement et les coordonnées bancaires. Le tableau ci-dessous présente les factures incluses, avec le montant total.
Le même numéro figure sur chacune de ces factures.
4.La note de crédit en détail
La note de crédit que Depotcharge émet à l'intention de l'exploitant de dépôt se présente comme suit.
Le chiffre 1 désigne l'expéditeur et le chiffre 2 le destinataire de la note de crédit, c'est-à-dire la société de l'exploitant de dépôt. Sous le chiffre 3 figurent le numéro de la note de crédit, qui commence par CRE, la période de prestation et la date de la note de crédit.
Le chiffre 4 désigne la prestation « Mise à disposition de l'infrastructure de recharge et d'électricité », avec la TVA et le montant de la note de crédit, qui correspond au tarif net de l'exploitant de dépôt.
Sous le chiffre 5 figurent l'IBAN et le BIC pour le versement. Le chiffre 6 indique la page 2, qui présente les sessions de recharge par exploitant de flotte, chacune dans un tableau distinct avec un sous-total.
5.Pour les gestionnaires de flotte
Prérequis
Votre société a enregistré une adresse e-mail de facturation et un numéro de TVA, et votre flotte a déjà rechargé.
Étape par étape
- 1.Dans la barre latérale, ouvrez Rapports.
- 2.Passez à l'onglet Sessions de recharge.
- 3.En haut à droite, sélectionnez la période couverte par la facture.
- 4.Si nécessaire, utilisez Colonnes pour ajuster les colonnes affichées.
- 5.Vous retrouvez rapidement des sessions précises à l'aide du champ Rechercher des sessions de recharge.
- 6.Enfin, cliquez sur Exporter le rapport.
6.Pour les exploitants de dépôt
Prérequis
Vous avez créé un site où des flottes ont déjà rechargé.
Étape par étape
- 1.Dans la barre latérale, ouvrez Rapports.
- 2.Passez à l'onglet Sessions de recharge.
- 3.En haut à droite, sélectionnez la période souhaitée.
- 4.Si nécessaire, utilisez Colonnes pour ajuster les colonnes affichées.
- 5.Vous retrouvez rapidement des sessions précises à l'aide du champ Rechercher des sessions de recharge.
- 6.Enfin, cliquez sur Exporter le rapport.
7.Résultat
Vous obtenez les sessions de recharge de la période sous forme d'export.
8.Remarque
La facture arrive exclusivement par e-mail aux adresses e-mail de facturation de votre société, car un téléchargement dans le portail n'est pas encore possible actuellement.
Chaque société reçoit une facture pour ses flottes associées, dans laquelle chaque véhicule figure sur une ligne distincte. Chaque société d'un exploitant de dépôt reçoit par e-mail un récapitulatif des notes de crédit.
Tous les prix s'entendent hors TVA ; le taux d'imposition et la devise dépendent du pays du site.
Si un montant est incorrect, contactez l'assistance à support@depotcharge.com en indiquant le numéro de facture, afin que nous puissions vérifier la facture.
Les exploitants de dépôt reçoivent leurs revenus sous forme de versement de Depotcharge, dont le montant dépend de la quantité rechargée et du tarif défini. Depotcharge assume le risque de défaut de paiement des sociétés.
Pour le versement, les exploitants de dépôt enregistrent le numéro de TVA, l'IBAN et le BIC dans les paramètres de leur société, mais ce n'est pas encore nécessaire pour démarrer.